intern meldingskanaal
bouwbedrijf FLORÉ n.v.
INTERN MELDINGSKANAAL
Wet 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector; B.S. 15/12/2022
Artikel 1 Toepassingsgebied
Elke persoon[1] die, in een werkgerelateerde context, binnen de onderneming inbreuken vaststelt zoals opgenomen in punt 1, 2 en 3 hieronder kan hiervan melding maken via het door de onderneming in opgezette intern meldpunt (hierna: de melder). Voor zover deze melding te goeder trouw gebeurt, is de melder beschermd tegen represailles.
Deze bescherming geldt eveneens voor facilitators en derden die verbonden zijn met de melder en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context.
Onder te goeder trouw verstaan we dat:
- de melder gegronde redenen had om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het moment van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van deze wet viel (wordt beoordeeld ten overstaan van een persoon die zich in een vergelijkbare situatie bevindt en over vergelijkbare kennis beschikt)
- de melder op de hoogte is dat die gemelde informatie binnen het toepassingsgebied van de klokkenluiderswet valt. Dit wordt beoordeeld ten overstaan van een persoon die zich in een vergelijkbare situatie bevindt en over vergelijkbare kennis beschikt;
- de melder de informatie intern of extern meldt.
Artikel 2 Inbreuken
In toepassing van de regelgeving over de omzetting van de klokkenluiderswetgeving worden volgende inbreuken geviseerd:
- Inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden: overheidsopdrachten; financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering; productveiligheid en productconformiteit; veiligheid van het vervoer; bescherming van het milieu; stralingsbescherming en nucleaire veiligheid; veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn; volksgezondheid; consumentenbescherming; bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en beveiliging van netwerken en informatiesystemen; bestrijding van belastingfraude; sociale fraudebestrijding.
- Inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie als bedoeld in artikel 325 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie en nader toegelicht in relevante Uniemaatregelen en, indien van toepassing, in de nationale uitvoeringsbepalingen, worden geschaad;
- Inbreuken in verband met de interne markt, als bedoeld in artikel 26, lid 2, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.
Artikel 3 Meldingen
De meldingen in overeenstemming met de klokkenluiderswetgeving kunnen via drie kanalen gebeuren:
- Intern kanaal:
Melders dienen zoveel mogelijk de hiertoe in artikel 4 voorziene interne meldingskanalen te gebruiken. Deze interne kanalen hebben als doel inbreuken op de hierboven geschetste gebieden binnen de organisatie op te sporen en te verhelpen.
- Extern kanaal:
Melders kunnen ook gebruikmaken van een extern kanaal dat door de overheid wordt opgezet. Een klacht indienen kan dan bij de Federale Ombudsman en de sectorale instanties (zoals de FSMA, de NBB, het FAVV, het FANC of de Gegevensbeschermingsautoriteit).
- Pers of andere vormen van openbaarmaking:
Wanneer een interne of externe melding niet tot passende actie leidt, er ernstige redenen zijn om aan te nemen dat er sprake is van onmiddellijk gevaar voor het openbaar belang, of dat er een risico op vergelding of het vernietigen van bewijsmateriaal bestaat.
Artikel 4 Interne meldingen
4.1 Meldingskanaal en toegang
Een persoon die een inbreuk vaststelt of redelijke vermoedens heeft dat er een inbreuk is of zal plaatsvinden die indruist tegen één of meerdere van de in artikel 2 vermelde gebieden en waar de onderneming bij betrokken is, kan dit altijd melden via het meest geschikte en toegankelijke kanaal.
Binnen de onderneming heeft een melder daarvoor de volgende mogelijkheden:
Melding per e-mail naar: Hoofd Dienst Administratie Financiën en Personeel via klokkenluider@fbnv.be
Melders kunnen ook verzoeken om binnen een redelijke termijn een inbreuk te melden via een fysieke ontmoeting. Een dergelijke fysieke melding kan ook op afspraak gebeuren bij de hierboven aangeduide persoon.
4.2 Behandeling van interne meldingen
De interne meldingskanalen bij de onderneming worden intern beheerd.
Uiterlijk binnen de zeven dagen na ontvangst van de melding krijgt de melder een ontvangstbevestiging toegestuurd.
Een onpartijdige persoon of afdeling zal bevoegd zijn voor de opvolging van de melding en de communicatie met de melder. Binnen de onderneming komen volgende personen of diensten hiervoor in aanmerking: Hoofd Dienst Administratie, Financiën en Personeel
Hierbij wordt het risico op belangenconflicten tot een strikt minimum herleid. Indien nodig kunnen externe onderzoeksmiddelen worden aangewend.
4.3 Bekendmaking aan overheidsinstanties
Indien een melding informatie bevat die van rechtswege moet doorgegeven worden aan een overheidsinstantie die verantwoordelijk is voor de opvolging van misdrijven binnen de gebieden van artikel 2 voormeld, zal de persoon of dienst die de melding opvolgt binnen de onderneming, na grondig overleg met de werkgever, de informatie doorsturen naar de betrokken overheidsinstantie.
4.4 Feedback
De melder, krijgt feedback over de afhandeling van de melding. Dat betekent dat hij informatie krijgt over de al dan niet genomen corrigerende maatregelen, procesverbeteringen of -wijzigingen en/of andere verdere stappen.
Deze feedback bevat geen details over specifieke personen en kan dan ook eerder van algemene aard zijn.
Indien bijkomend onderzoek nodig of aangewezen is, zal de in artikel 5 aangeduide persoon of dienst waken over de vertrouwelijkheid van de onderzoeksdaden en over de naleving van de rechten van derden.
Binnen een redelijke termijn, en ten laatste drie maanden na het versturen van de ontvangstbevestiging, of als er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding, krijgt de melder informatie over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en over de redenen van die opvolging.
Indien het niet mogelijk is om de melder enige feedback te geven, dan krijgt de melder daar bericht van, evenals van de reden waarom er nog geen informatie voorhanden is.
Artikel 5 Openbaarmaking
Een persoon die een openbaarmaking doet, komt in aanmerking voor bescherming uit hoofde van de
klokkenluiderswet, als de volgende voorwaarden vervuld zijn:
- in geval van een indirecte openbaarmaking: de persoon deed eerst een interne en/of externe melding,
maar er zijn naar aanleiding van die melding geen passende maatregelen genomen binnen de gestelde
termijn; of
- in geval van een directe openbaarmaking: de persoon heeft gegronde redenen om aan te nemen dat:
- de inbreuk een dreigend of reëel gevaar kan zijn voor het algemeen belang; of
- er bij een externe melding een risico op represailles bestaat, of het niet waarschijnlijk is dat de inbreuk doeltreffend wordt verholpen, wegens de bijzondere omstandigheden van de zaak, omdat bijvoorbeeld bewijsmateriaal kan worden achtergehouden of vernietigd, of een autoriteit kan samenspannen met de pleger van de inbreuk of bij de inbreuk betrokken is.
Dit is niet van toepassing op gevallen waarin een persoon rechtstreeks informatie aan de pers verstrekt op grond van specifieke bepalingen die een stelsel voor de bescherming van de vrijheid van meningsuiting en informatie instellen.
Artikel 6 Vertrouwelijkheid en geheimhouding
De in artikel 4 aangeduide persoon of dienst zorgt ervoor dat de informatie over de melding zodanig wordt bewaard dat deze fysiek en digitaal alleen toegankelijk is voor diegenen die door als bevoegde personen werden aangeduid. Alle meldingen en daarop volgende onderzoeksrapporten en/of vaststellingsrapporten, beslissingen …, worden met de grootst mogelijke vertrouwelijkheid behandeld.
De in artikel 4 aangeduide persoon of dienst hanteert een strikte ‘need to know’-basis voor het bekendmaken van relevante informatie aan werknemers of derden. Alle werknemers die betrokken zijn bij de ontvangstmelding, of opvolging van meldingen, zullen een strikte geheimhouding handhaven over de inhoud van meldingen, rapporten, beslissingen … en dit voor zover de toepasselijke wetgeving dat toelaat.
Artikel 7 Sancties bij misbruiken
Werknemers die te kwader trouw meldingen doen, al dan niet met het oogmerk om te schaden, kunnen hiervoor gesanctioneerd worden. De in het arbeidsreglement voorziene sancties kunnen worden toegepast.
Artikel 8 Bewaring van documenten/register van meldingen
De in artikel 4 aangeduide persoon of dienst houdt een register bij van alle meldingen, waarin zowel de ontvangst van de melding, het onderzoek ernaar en de oplossing ervan worden opgevolgd. De meldingen worden in dit register bewaard zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loop.
Onderzoeksrapporten en ondersteunende informatie worden minimaal tot vijf jaar na het einde van het onderzoek bewaard.
Artikel 9 Verwerking van persoonsgegevens
Alle persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“GDPR”).
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt met als doel het uitvoeren van de vereiste onderzoeken op grond van een wettelijke verplichting en enkel de strikt noodzakelijke gegevens worden verwerkt. De gegevens kunnen gedeeld worden met overheidsinstanties indien de melding informatie bevat die wettelijk verplicht moet doorgegeven worden of met andere externe partijen die bij een onderzoek betrokken zijn.
De in artikel 4 aangeduide persoon of dienst bewaart alle persoonsgegevens minstens zolang de contractuele relatie tussen de melder en de werkgever loopt en maximaal gedurende de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen.
[1] Onder “persoon” wordt hier begrepen: mensen die een duurzame werkrelatie hebben met de onderneming.